Avec un couvre-feu et des restrictions sanitaires, le télétravail reste indispensable pour les salariés pouvant effectuer toutes leurs missions à distance. Le mot d’ordre est à l’auto confinement, et travailler en restant chez soi n’est pas de tout repos.  

Un tiers de la population française à télétravaillé pendant le 1er confinement et 40% souhaitent continuer à travailler  depuis chez eux de façon ponctuelle. Le télétravail nécessite un management efficace des équipes, une communication impeccable et des outils de travail utiles. Cependant pour certaines missions les informations communiquées doivent demeurer confidentielles. En partageant des documents à distance avec des outils de communication non sécurisés, vous perdez le contrôle de vos documents : mes  collègues ont-ils bien lu mon mail ? Quel salarié a téléchargé mes pièces jointes ? Vous perdez également en sécurité étant donné que les informations de votre entreprise circulent en dehors de vos locaux. Et les fichiers sensibles peuvent s’égarer sur les ordinateurs personnels de vos équipes et vous ne savez pas si leur environnement de travail est exposé à des risques. Pour en savoir plus sur ces risques, nous vous conseillons de lire notre article sur les recommandations à appliquer pour sécuriser le télétravail des salariés et des employés.

Protégez vos documents et gardez le contrôle avec Set In Stone

En télétravail, vous partagez régulièrement des documents avec vos collègues et responsables. Si vous collaborez sur un projet confidentiel, susceptible d’attirer la concurrence ou sur un projet de grande envergure, il est important de protéger le contenu de votre travail, d’autant plus que vous êtes hors des locaux de votre entreprise. Alors voici quelques tips faciles à mettre en oeuvre afin de protéger vos documents quand vous les partagez :

 

– Mettre une date d’expiration du lien qui donne accès aux fichiers confidentiels. Après avoir passé cette date, le lien sera obsolète et vos fichiers seront inaccessibles. 

Tutoriel pour définir une date d’expiration des liens pour des documents ou fichiers Microsoft  share point: https://docs.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/solutions/best-practices-anonymous-sharing?view=o365-worldwide 

Tutoriel pour mettre une date d’expiration pour vos fichiers google drive : https://support.google.com/a/users/answer/9308784?hl=fr 

 

– Pour protéger l’accès à vos documents, vous pouvez aussi utiliser un mot de passe pour que vos destinataires puissent ouvrir vos documents pdf.

Tutoriel pour Adobe Acrobat : https://helpx.adobe.com/fr/acrobat/using/securing-pdfs-passwords.html#id_48581 

 

– Afin de gérer les droits d’accès, veillez à cloisonner les informations de votre entreprise. Les données confidentielles doivent circuler uniquement dans le service concerné : les portefeuilles clients dans le service marketing, les données des salariés dans le service des ressources humaines par exemple. 

Enfin vous pouvez avoir recours à des outils de partage sécurisés qui chiffrent vos données comme Set In Stone.

Set In Stone, qu'est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un outil qui sécurise votre messagerie mail grâce à notre technologie blockchain. Vous réduisez les risques informatiques auxquels vous êtes exposés durant votre télétravail et vous conservez la confidentialité des documents partagés. Set In Stone vous permet d’échanger vos données confidentielles par mail avec vos collaborateurs, associés ou salariés. Le contenu de vos mails et pièces jointes sont chiffrés et gravés dans nos registres blockchains. 

Avec Set In Stone, choisissez de protéger vos documents confidentiels en toute simplicité.

mock up thomas

Lire plus d'articles

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *